FUNCIONES DE UNA EMPRESA ORGANIZADORA DE EVENTOS

Descripción

Los organizadores de eventos se encargan de negociar, coordinar y promover conferencias y/o exposiciones. Organizan el lugar de celebración, el alojamiento y servicios como la hostelería y los viajes, dentro de un presupuesto. Se aseguran de que el evento se desarrolle sin problemas.

Actividades laborales

Organizan conferencias y exposiciones para diferentes tipos de eventos.

Organizan exposiciones comerciales de una temática concreta, que ofrecen la oportunidad para compradores y vendedores de encontrarse cara a cara, y para que los vendedores puedan mostrar sus productos o servicios directamente.

Algunos organizadores de eventos deben manejar todos los aspectos de la planificación, organización y publicidad. Deben tener en claro quién es su público objetivo, y luego elaborar la mejor manera de darles a conocer el evento. Puede que deban encargar la elaboración de material de promoción, por ejemplo, revistas, periódicos, folletos, sitios web y publicidad por correo, para atraer a expositores y visitantes.

También pueden utilizar el correo electrónico, mensajes de texto y las redes sociales para promocionar sus eventos. Para las exposiciones más grandes que están abiertas al público, pueden trabajar con una agencia para crear publicidad en la televisión y/o en la radio.

Venden espacios de exposición y se aseguran de que las instalaciones cumplen con todos los requisitos, incluida la normativa de salud y seguridad.

Tienen que negociar con los administradores del espacio de la exposición, con los diseñadores y con las empresas de catering. Al final del evento, el organizador evalúa el éxito de la exposición averiguando la opinión de los expositores y visitantes, y analizando de las cifras de asistencia.

Algunos organizadores de eventos se especializan en un aspecto de su desarrollo, por ejemplo, en marketing, ventas u operaciones. Podrían estar involucrados en la gestión de riesgos o de seguros.

Los organizadores de eventos también están involucrados en la planificación, coordinación y negociación de distintas actividades. Esto incluye:

• Encontrar y reservar lugares adecuados.
• Comprobar los contratos de seguros, la concesión de licencias y el cumplimiento de la normativa salud y seguridad.
• Organizar las invitaciones y la publicidad.
• Procesar registros y pagos (a menudo se hace en línea)
• Organizar el alojamiento y los servicios de comidas.

A menudo deben ayudar a establecer el programa de conferenciantes, talleres y actividades sociales asociadas a las conferencias.

A veces tienen que obtener el equipo técnico que necesiten los conferenciantes, y hacer arreglos para configurarlo. Esto puede incluir reproductores de vídeo, ordenadores, acceso a internet, iluminación especial y sistemas de sonido. También podrían ser responsables de organizar el transporte para los conferenciantes.
Además del trabajo de planificación, los organizadores tienen que asegurarse de que los eventos sin problemas y de que se ajustan a los presupuestos. A menudo asisten a la exposición o conferencia, supervisan el registro, controlan los altavoces y se aseguran de que los eventos se realizan a tiempo, por ejemplo. Tienen que actuar con rapidez si surgen problemas o cuando alguien hace una petición inesperada.

A menudo, organizan y coordinan más de un evento a la vez. Los organizadores con más experiencia a menudo están especializados en la organización de determinados tipos de eventos, por ejemplo, grandes conferencias nacionales.
En muchos puestos de trabajo se requiere que el organizador viaje a menudo y pase periodos cortos de tiempo fuera de casa.

Perfil profesional

Para ser organizador de eventos se tiene que:

• Ser sociable, discreto, tranquilo y bien organizado.
• Planear el trabajo con anticipación y priorizar tareas.
• Estar dispuesto a viajar.
• Trabajar bien en equipo.
• Prestar atención a los detalles.
• Ser capaz de analizar y evaluar la información y de generar informes.

Debe tener:

• Buenas habilidades de comunicación escrita y verbal.
• Habilidades de negociación.
• Resistencia para trabajar durante jornadas muy largas, a menudo bajo presión.
• Habilidades de investigación.
• Habilidades para resolver problemas.
• Habilidades numéricas para trabajar con los presupuestos.
• Habilidades para la gestión de proyectos.
• Buenas habilidades de TIC.

Para algunos puestos, resulta útil el conocimiento de un idioma extranjero. Es posible que se requiera también un permiso de conducir.

Competencias

• Aptitudes para la comunicación verbal y escrita.
• Aptitudes para la gestión de proyectos.
• Aptitudes para la planificación.
• Aptitudes para las lenguas extranjeras.
• Aptitudes para redactar informes.
• Bien organizado.
• Capacidad para priorizar tareas.
• Capacidad para trabajar en equipo.
• Capaz de analizar información.
• Capaz de prestar atención al detalle.
• Capaz de trabajar bajo presión.
• Destrezas en informática.
• Extrovertido.
• Gestiona servicios como catering y viajes.
• Habilidad para evaluar.
• Habilidad para la investigación.
• Habilidad para la negociación.
• Habilidad para los números.
• Habilidad para resolver problemas.
• Organiza actos sociales, gestiona recepciones, conferencias.
• Organiza la publicidad a fin de atraer a expositores y visitantes.
• Permiso de conducir completo.
• Planifica, coordina y publicita conferencias y exhibiciones.
• Responsable de organizar al equipo técnico y a cargo de seguridad.
• Resuelve problemas que surgen durante los eventos.
• Se encarga de organizar dónde tendrán lugar los eventos.
• Trabaja bajo un presupuesto fijo.
• Tranquilo.
• Valora el éxito de conferencias y exposiciones

EMPRESA ORGANIZADORA DE EVENTOS